مردان کے کاروبار کے لیے اے آئی آٹومیشن: پہلے آٹومیٹ کرنے والے سات کام

مردان کے کسی دکاندار سے پوچھیں کہ ہفتے میں سب سے زیادہ وقت کس کام میں جاتا ہے، تو جواب شاید ہی کبھی بیچنا ہوتا ہے۔ جواب ہوتا ہے ایک ہی بات بار بار دہرانا: واٹس ایپ پر ایک ہی قیمت کا سوال چالیس بار، وہی راستہ سمجھانا، وہی "کیا آپ کھلے ہیں"، اور وہی فالو اپ کال جو کبھی ہوئی ہی نہیں۔

آٹومیشن اسی تکرار میں اپنا فائدہ دکھاتی ہے۔ نہ روبوٹ، نہ عملے کی چھٹی، بس دن کے وہ حصے سافٹ ویئر کے حوالے جو ہر بار بالکل ایک جیسے ہوتے ہیں۔

یہ رہنمائی ان سات کاموں کی فہرست ہے جو ہم مقامی کاروباروں کے لیے سب سے زیادہ آٹومیٹ کرتے ہیں، اسی ترتیب میں جس میں ہم انہیں کریں گے، اور ہر ایک کے ساتھ یہ ایمان دارانہ نوٹ کہ وہ کیا حل نہیں کرتا۔

یہاں "اے آئی آٹومیشن" کا اصل مطلب کیا ہے

عام طور پر دو مختلف چیزوں کو اے آئی کہا جاتا ہے، اور انہیں الگ الگ سمجھنا مفید ہے۔

اصولوں پر چلنے والی آٹومیشن وہی کرتی ہے جو آپ نے اسے بتایا: میسج آئے تو کیٹلاگ بھیج دو؛ فارم جمع ہو تو شیٹ میں نئی لائن ڈالو اور واٹس ایپ پر اطلاع بھیجو۔ یہ قابلِ پیش گوئی اور کم خرچ ہے، اور اس کی اپنی کوئی رائے نہیں ہوتی۔

اس کے اوپر اے آئی وہ الجھے ہوئے کام سنبھالتی ہے جو اصول نہیں سنبھال سکتے: رومن اردو میں لکھا سوال سمجھنا، لمبی شکایت کا خلاصہ کرنا، انکوائریوں کو "خریدنے کو تیار" اور "صرف پوچھ رہے ہیں" میں چھانٹنا، اور ایسا جواب تیار کرنا جسے کوئی انسان منظور کرے۔

زیادہ تر کارآمد سسٹم زیادہ پہلی قسم کے ہوتے ہیں اور ان میں تھوڑی سی دوسری قسم شامل ہوتی ہے۔ جو کاروبار "ہمیں اے آئی چاہیے" سے شروع کرتا ہے، اسے عموماً پہلے ایک طریقہ کار کی ضرورت ہوتی ہے۔ اس کی پوری تصویر ہم نے اے آئی ایجنٹس اور آٹومیشن سروسز میں بیان کی ہے۔

1. واٹس ایپ پر پہلا جواب

مسئلہ۔ انکوائریاں رات 11 بجے، جمعے کے دن، یا رش کے وقت آتی ہیں۔ جو گاہک ایک گھنٹہ انتظار کرتا ہے وہ تب تک آپ کے مقابل کو میسج کر چکا ہوتا ہے۔

آٹومیشن کیا کرتی ہے۔ فوری پہلا جواب جو بتائے کہ میسج مل گیا، تین سب سے عام سوالوں کے جواب دے، آپ کا کیٹلاگ یا لوکیشن بھیجے، اور گاہک کو بتائے کہ کوئی انسان کب جواب دے گا۔ سوال آسان ہو تو یہیں کام مکمل ہو جاتا ہے۔ نہ ہو تو بات ضروری معلومات کے ساتھ کسی انسان کو منتقل ہو جاتی ہے۔

تقریباً ہر مقامی کاروبار کے لیے یہ سب سے زیادہ فائدہ دینے والی آٹومیشن ہے، کیونکہ دیر سے جواب کی قیمت ایک ایسا گاہک ہے جس کے بارے میں آپ کو پتا بھی نہیں چلا کہ وہ آیا تھا۔ آفیشل پلیٹ فارم کا سیٹ اپ پاکستان میں WhatsApp Business API میں بیان کیا گیا ہے۔

یہ کیا حل نہیں کرتی۔ کمزور پیشکش۔ اگر مسئلہ آپ کی قیمتوں یا مال کی دستیابی کا ہے تو تیز جواب بس بری خبر جلدی پہنچا دیتا ہے۔

2. انکوائریوں کو ایسی فہرست میں بدلنا جس پر کام ہو سکے

مسئلہ۔ لیڈز تین جگہ پڑی ہوتی ہیں: ایک واٹس ایپ چیٹ، ایک کاپی اور کسی کی یادداشت۔ کسی کو نہیں پتا کن کا فالو اپ ہوا۔

آٹومیشن کیا کرتی ہے۔ ہر انکوائری، کسی بھی ذریعے سے آئے، ایک ہی فہرست میں آ جاتی ہے، جس میں نام، نمبر، کس چیز کے بارے میں پوچھا اور کہاں سے آئی، سب درج ہو۔ ہماری اپنی ویب سائٹ پر فارم جمع ہوتے ہی ایک ہی قدم میں ڈیٹا بیس میں محفوظ ہوتا ہے، ای میل ہوتا ہے، اسپریڈ شیٹ میں جاتا ہے اور واٹس ایپ پر تصدیق ہو جاتی ہے۔

یہ کیا حل نہیں کرتی۔ نظم و ضبط۔ فہرست فالو اپ کو ممکن بناتی ہے؛ کرنا پھر بھی کسی کو پڑتا ہے۔

3. فالو اپ جو واقعی ہو

مسئلہ۔ "مجھے تفصیل بھیج دیں، میں سوچ کر بتاتا ہوں" وہ جملہ ہے جہاں زیادہ تر پاکستانی سودے خاموشی سے ختم ہو جاتے ہیں۔

آٹومیشن کیا کرتی ہے۔ ایک طے شدہ سلسلہ: اگلی صبح کوٹیشن کے ساتھ میسج، تین دن بعد یاد دہانی، دو ہفتے بعد خیریت کا پیغام۔ انسان کی طرح لکھا ہوا، خودکار طریقے سے بھیجا گیا، اور جیسے ہی گاہک جواب دے، بند۔

یہ کیا حل نہیں کرتی۔ تنگ کرنا۔ دو تین کام کے میسج اثر کرتے ہیں؛ روزانہ کا براڈکاسٹ آپ کو بلاک اور رپورٹ کروا دیتا ہے۔

4. بکنگ اور اپوائنٹمنٹس

مسئلہ۔ کلینک کی ریسپشنسٹ کی صبح رجسٹر میں نام لکھنے اور خالی وقت بار بار بتانے میں گزر جاتی ہے۔

آٹومیشن کیا کرتی ہے۔ ایک لنک جو اصل دستیاب وقت دکھائے، بکنگ لے، تصدیق بھیجے، ایک دن پہلے یاد دہانی کروائے، اور مریض کو کال کیے بغیر وقت بدلنے دے۔ صرف یاد دہانیوں سے ہی ان لوگوں کی تعداد کم ہو جاتی ہے جو بس آتے ہی نہیں۔

یہ کیا حل نہیں کرتی۔ ڈاکٹر کے دیر سے آنے کی وجہ سے ہونے والی زیادہ بکنگ۔ آٹومیشن آپ کا شیڈول دکھاتی ہے؛ اسے ٹھیک نہیں کرتی۔

5. کوٹیشن اور انوائس

مسئلہ۔ ہر کوٹیشن ہاتھ سے Word میں نئے سرے سے بنتی ہے، ہر بار الگ فارمیٹ اور کبھی کبھار حساب کی غلطی کے ساتھ۔

آٹومیشن کیا کرتی ہے۔ ایک ٹیمپلیٹ جو گاہک کی تفصیل اور آپ کی معمول کی اشیاء خود لے، ایک جیسی PDF بنائے، اس پر نمبر لگائے، اسے ریکارڈ کرے، اور واٹس ایپ یا ای میل پر بھیج دے۔ پھر یہی سسٹم یہ بھی ٹریک کرتا ہے کہ کون سی کوٹیشن منظور ہوئی۔

یہ کیا حل نہیں کرتی۔ قیمت کا فیصلہ۔ ٹیمپلیٹ رقم کو ترتیب دیتا ہے؛ رقم آپ ہی طے کرتے ہیں۔

6. اسٹاک، آرڈر اور ڈیلیوری کی اپ ڈیٹس

مسئلہ۔ گاہک فون کر کے پوچھتے ہیں کہ ان کا آرڈر کہاں ہے، اور کسی کو جا کر دیکھنا پڑتا ہے۔

آٹومیشن کیا کرتی ہے۔ ہر مرحلے پر خودکار اطلاع: آرڈر موصول، پیک ہو گیا، روانہ ہو گیا، پہنچ گیا۔ آن لائن بیچنے والی دکانوں کے لیے آرڈر آتے ہی اسٹاک اپ ڈیٹ ہو جاتا ہے، تاکہ آپ وہ چیز نہ بیچیں جو آپ کے پاس ہے ہی نہیں۔

یہ کیا حل نہیں کرتی۔ سپلائی کے مسائل۔ اور یہ پوری طرح اس پر منحصر ہے کہ کوئی کام ہوتے ہی اسٹیٹس اپ ڈیٹ کرے۔

7. ایسی رپورٹیں جو آپ کو خود نہ جوڑنی پڑیں

مسئلہ۔ مہینے کے اعداد و شمار تب تک کسی کو نہیں پتا ہوتے جب تک کوئی ایک شام بیٹھ کر انہیں جوڑ نہ لے، یعنی کسی کو پتا ہی نہیں ہوتے۔

آٹومیشن کیا کرتی ہے۔ ہر پیر کو ایک مختصر خلاصہ: کس ذریعے سے کتنی انکوائریاں آئیں، کتنی کوٹیشن بھیجی اور منظور ہوئیں، اشتہاروں پر خرچ اور فی انکوائری لاگت، ویب سائٹ پر آنے والے۔ ہر ہفتے ایک ہی فارمیٹ، تاکہ کوئی تبدیلی فوراً نظر آئے۔

یہ کیا حل نہیں کرتی۔ اس پر عمل۔ جو رپورٹ کوئی نہ پڑھے وہ بے خبری کا بس ایک سست طریقہ ہے۔

کہاں سے شروع کریں: ایک سادہ ترتیب

پہلے آٹومیٹ کریں	کیوں	عام طور پر سیٹ اپ میں وقت
واٹس ایپ پر پہلا جواب	خاموشی کی وجہ سے گاہک کھونا بند ہوتا ہے	چند دن
انکوائریوں کی ایک فہرست	باقی ہر چیز ناپنے کے قابل ہو جاتی ہے	چند دن
فالو اپ کا سلسلہ	آدھے ہو چکے سودے واپس آتے ہیں	تقریباً ایک ہفتہ
بکنگ، کوٹیشن، آرڈر	عملے کے روزانہ کئی گھنٹے بچتے ہیں	ایک سے تین ہفتے
ہفتہ وار رپورٹ	پتا چلتا ہے کہ باقی سب کام کر رہا ہے یا نہیں	ڈیٹا موجود ہو تو چند دن

انہیں اسی ترتیب سے کریں۔ ہر ایک وہ ڈیٹا تیار کرتا ہے جو اگلے کو چاہیے۔

کیا انسان کے پاس رہنا چاہیے

• شکایات۔ ناراض گاہک جلد از جلد کسی انسان سے بات کرنا چاہتا ہے۔ شکایت کی وصولی کی اطلاع آٹومیٹ کریں، حل کبھی نہیں۔
• مول تول۔ رعایت، شرائط اور خاص آرڈر فیصلے کی بات ہیں۔
• طبی، قانونی یا مالی معاملات۔ آٹومیشن کو یاد دہانیوں اور کاغذی کارروائی کے لیے استعمال کریں، مشورے کے لیے نہیں۔
• تعلق۔ مستقل گاہک محسوس کر لیتے ہیں جب کسی انسان سے ان کی بات ہونا بند ہو جائے۔ آٹومیشن سے آپ کو ان سے بات کرنے کا وقت ملنا چاہیے، بات کی جگہ نہیں لینی چاہیے۔

گاہکوں کو بتائیں کہ وہ خودکار سسٹم سے بات کر رہے ہیں، اور انسان تک پہنچنا آسان رکھیں۔ اعتماد دوبارہ بنانا ورک فلو دوبارہ بنانے سے کہیں مشکل ہے۔

اکثر پوچھے جانے والے سوالات

کیا یہ میرے عملے کی جگہ لے لے گی؟

چھوٹے کاروبار میں شاذ و نادر ہی ایسا ہوتا ہے۔ یہ ان کے دن کا تکراری حصہ ختم کرتی ہے تاکہ وہی لوگ زیادہ گاہک سنبھال سکیں، اور رات کو یا چھٹیوں میں انکوائریاں ضائع ہونا بند ہو جاتی ہیں۔

کیا یہ اردو، پشتو یا رومن اردو میں کام کرتی ہے؟

اردو اور رومن اردو کو سمجھنے اور ان میں جواب دینے کے لیے ہاں؛ معیار لہجے اور گاہکوں کے لکھنے کے انداز پر منحصر ہے۔ پشتو کی سپورٹ کمزور ہے، اس لیے ہم عموماً کوئی وعدہ کرنے سے پہلے آپ کے اپنے ان باکس کے اصل میسجز پر آزماتے ہیں۔

اسے چلانے کا خرچ کیا ہے؟

میسجنگ کے لیے پلیٹ فارم کی فیس ہوتی ہے، اور جہاں اے آئی استعمال ہو وہاں اس کے استعمال کا خرچ، اور ساتھ میں تیاری کا خرچ۔ خرچ میسجز کی تعداد اور کام کے دائرے پر منحصر ہے، اس لیے ہم یہ دیکھ کر کہ آپ اصل میں کیا بھیجتے اور وصول کرتے ہیں، ہر پروجیکٹ کی الگ کوٹیشن دیتے ہیں۔

یہ کتنے عرصے میں اپنی قیمت پوری کرتی ہے؟

جو کاروبار دیر سے جواب کی وجہ سے انکوائریاں کھو رہا ہے، اس کے لیے عموماً پہلے ایک دو مہینوں میں۔ بیک آفس آٹومیشن کے لیے یہ اس پر منحصر ہے کہ ہاتھ سے وہ کام ہفتے میں کتنے گھنٹے لیتا ہے؛ یہ حساب ہم کچھ بھی بنانے سے پہلے آپ کے ساتھ مل کر لگاتے ہیں۔

اہم نکات

• واٹس ایپ پر پہلے جواب سے شروع کریں: دیر سے جواب بری قیمتوں سے زیادہ گاہک کھو دیتا ہے۔
• کچھ اور آٹومیٹ کرنے سے پہلے ہر انکوائری ایک فہرست میں لائیں؛ اس سے باقی سب ناپنے کے قابل ہو جاتا ہے۔
• فالو اپ کے سلسلے آدھے ہو چکے سودے واپس لاتے ہیں، بشرطیکہ گاہک کے جواب دیتے ہی رک جائیں۔
• بکنگ، کوٹیشن اور آرڈر کی اپ ڈیٹس عملے کے روزانہ کئی گھنٹے بچاتی ہیں، لیکن صرف تب جب بنیادی طریقہ کار درست ہو۔
• شکایات، مول تول اور پیشہ ورانہ مشورہ انسان کے پاس رکھیں، اور گاہکوں کو ہمیشہ بتائیں کہ جواب سسٹم دے رہا ہے۔

اپنے کاروبار کے وہ تین کام تلاش کریں جو آٹومیٹ کرنے کے قابل ہیں

ہمیں اپنی ایک ہفتے کی واٹس ایپ انکوائریاں بھیجیں، اور ہم بتائیں گے کہ کون سے حصے خودکار طریقے سے سنبھالے جا سکتے ہیں اور کون سے آپ کی ٹیم کے پاس رہنے چاہییں۔ اے آئی آٹومیشن سروسز اور واٹس ایپ چیٹ بوٹس دیکھیں، یا +92 315 9300600 پر کال کریں۔

مفت اسٹریٹجی کال بک کریں