آپ کے کاروبار کے کون سے کام اے آئی کرے؟ ایک گھنٹے کا جائزہ

آٹومیشن کے زیادہ تر پروجیکٹ ایک بہت عام سی وجہ سے ناکام ہوتے ہیں: کسی نے لکھا ہی نہیں کہ کاروبار سارا دن اصل میں کرتا کیا ہے۔ ایک ٹول خرید لیا جاتا ہے، ایک ورک فلو بن جاتا ہے، اور چھ ہفتے بعد سب واپس واٹس ایپ اور رجسٹر پر آ جاتے ہیں۔

یہ جائزہ اسی مسئلے کا حل ہے۔ اس میں تقریباً ایک گھنٹہ لگتا ہے، قلم کے سوا کچھ نہیں چاہیے، اور آخر میں آپ کے پاس ان کاموں کی مختصر فہرست ہوتی ہے جو آپ کے کاروبار میں سب سے پہلے آٹومیٹ کرنے کے قابل ہیں، اسی ترتیب میں جو سب سے جلد فائدہ دے۔

کچھ بھی خریدنے سے پہلے یہ کر لیں۔

مرحلہ 1: لکھیں کہ اصل میں کیا بار بار ہوتا ہے (20 منٹ)

ہر وہ کام لکھیں جو ہفتے میں پانچ بار سے زیادہ ہوتا ہے۔ واضح لکھیں۔ "کسٹمر سروس" کوئی کام نہیں؛ "واٹس ایپ پر قیمت کے سوالوں کا جواب دینا" کام ہے۔

دکان کھلنے سے بند ہونے تک ایک عام دن ذہن میں دہرائیں، اور وہ کام بھی شامل کریں جنہیں کوئی گنتا نہیں: سپلائرز کے پیچھے لگنا، ایک ہی کوٹیشن بار بار ٹائپ کرنا، روز کی فروخت کاپی میں لکھنا، ایک ہی راستہ بار بار سمجھانا، بھول جانے والے گاہک کو یاد دلانا۔

پندرہ سے تیس لائنوں کا ہدف رکھیں۔ زیادہ تر کاروباروں کو توقع سے زیادہ کام ملتے ہیں۔

مرحلہ 2: ہر کام کو نمبر دیں (15 منٹ)

ہر کام کو 1 سے 5 تک تین نمبر دیں۔

نمبر	سوال	1 کا مطلب	5 کا مطلب
تعداد	یہ کتنی بار ہوتا ہے؟	ہفتے میں ایک بار	دن میں درجنوں بار
یکسانیت	ہر بار یہ کتنا ایک جیسا ہوتا ہے؟	ہر معاملہ مختلف	لفظ بہ لفظ ایک جیسا
دیر کا نقصان	دیر ہو جائے تو کیا ہوتا ہے؟	کچھ خاص نہیں	سودا ہاتھ سے نکل جاتا ہے

تینوں نمبروں کو آپس میں ضرب دیں۔ جس کام کا نتیجہ 45 یا اس سے زیادہ ہو وہ مضبوط امیدوار ہے۔ 20 سے کم والا کام عموماً بنانے کے قابل نہیں، چاہے کتنا ہی تنگ کرتا ہو۔

نمبر دینا اس لیے ضروری ہے کہ اندازہ دھوکا دیتا ہے۔ جو کام مالک کو سب سے زیادہ چڑاتا ہے وہ اکثر کم ہی ہوتا ہے۔ جو کام خاموشی سے پیسے کا نقصان کر رہا ہوتا ہے وہ عموماً وہی ہوتا ہے جس پر سب نے دھیان دینا چھوڑ دیا ہے۔

مرحلہ 3: چار خانوں میں تقسیم کریں (10 منٹ)

خانہ	یہ کیسا دکھتا ہے	کیا کریں
ابھی آٹومیٹ کریں	بہت زیادہ تعداد، بہت تکراری، دیر ہو تو مہنگا	اسے پہلے بنائیں: پہلے جوابات، یاد دہانیاں، اسٹیٹس اپ ڈیٹس، الرٹس
پہلے آسان بنائیں	تکراری لیکن الجھا ہوا، ہر جگہ استثنا	پہلے طریقہ کار درست کریں، پھر اس کی آسان شکل آٹومیٹ کریں
مدد لیں، جگہ نہ دیں	قیمتی، مختلف، فیصلہ چاہیے	اے آئی سے مسودہ، خلاصہ یا چھانٹی کروائیں؛ فیصلہ انسان کرے
رہنے دیں	کم ہوتا ہے، یا انسانی پہلو ہی اصل قیمت ہے	کچھ نہ کریں۔ یہ بھی ایک درست جواب ہے

عموماً پیسہ "پہلے آسان بنائیں" والے خانے میں ضائع ہوتا ہے۔ ٹوٹے ہوئے طریقہ کار کو آٹومیٹ کرنے سے آپ کو ایک تیز رفتار ٹوٹا ہوا طریقہ کار اور مینٹیننس کا بل ملتا ہے۔

مرحلہ 4: دیکھیں کہ خام مال موجود ہے (10 منٹ)

آٹومیشن کو کہیں سے معلومات پڑھنی اور کہیں لکھنی ہوتی ہیں۔ "ابھی آٹومیٹ کریں" والے ہر کام کے لیے پوچھیں:

1. معلومات کہاں سے شروع ہوتی ہے؟ واٹس ایپ میسج، فارم، فون کال، ڈیلیوری سلپ۔
2. اسے کہاں پہنچنا ہے؟ شیٹ، ڈیٹا بیس، اکاؤنٹنگ ٹول، کسی شخص کا فون۔
3. متعلقہ اکاؤنٹس کس کی ملکیت ہیں؟ آپ کا واٹس ایپ نمبر، گوگل اکاؤنٹس، اشتہاری اکاؤنٹس اور ویب سائٹ آپ کے کاروبار کی ملکیت ہونی چاہییں۔ اگر یہ کسی سپلائر کے پاس ہیں تو ان کے اوپر کچھ بنانے سے پہلے یہ ٹھیک کریں۔
4. کیا ڈیٹا کہیں لکھا بھی جاتا ہے؟ اگر فون پر آنے والے آرڈر صرف بات چیت میں ہیں تو پہلی آٹومیشن انہیں ریکارڈ کرنا ہے، ان پر کارروائی کرنا نہیں۔

جو کام کسی کے دماغ میں شروع ہو کر وہیں ختم ہو جائے اسے ابھی آٹومیٹ نہیں کیا جا سکتا۔ اسے نظر آنے کے قابل بنایا جا سکتا ہے، اور ویسے بھی پہلا قدم یہی ہے۔

مرحلہ 5: صرف ایک چیز چنیں اور اسے بنائیں (فیصلے کے لیے 5 منٹ)

ایک۔ گیارہ کا منصوبہ نہیں۔

"ابھی آٹومیٹ کریں" میں سے سب سے زیادہ نمبر والا وہ کام چنیں جس کی معلومات پہلے سے تحریری شکل میں موجود ہو۔ اسے دو ہفتے دیں۔ وہ نمبر لکھ لیں جس کے بدلنے کی آپ کو توقع ہے: پانچ منٹ کے اندر جوابات، ہفتے میں چھوٹ جانے والی اپوائنٹمنٹس، کوٹیشن پر لگنے والے گھنٹے۔

دو ہفتے بعد موازنہ کریں۔ اگر نمبر بدلا تو اگلا کام کریں۔ نہیں بدلا تو آپ نے کم خرچ میں کچھ سیکھ لیا، اور ایک سے شروع کرنے کا مقصد یہی ہے۔

ایک عملی مثال

خیبر پختونخوا کی ایک پرائیویٹ اکیڈمی، تین لوگوں کا عملہ، داخلوں کا سیزن قریب۔

کام	تعداد	یکسانیت	دیر کا نقصان	نمبر	خانہ
واٹس ایپ پر "fees kitni hai" کا جواب دینا	5	5	4	100	ابھی آٹومیٹ کریں
پراسپیکٹس بھیجنا	4	5	3	60	ابھی آٹومیٹ کریں
رجسٹرڈ طلبہ کو ٹیسٹ کی تاریخ یاد دلانا	3	5	5	75	ابھی آٹومیٹ کریں
فیصلہ نہ کر پانے والے والدین کی رہنمائی	3	1	4	12	رہنے دیں
ہفتہ وار حاضری رپورٹ تیار کرنا	2	4	2	16	پہلے آسان بنائیں

انہوں نے فیس، اوقات اور لوکیشن کے ساتھ پہلا جواب آٹومیٹ کیا، ساتھ پراسپیکٹس کا لنک، اور ٹیسٹ کی تاریخ کی یاد دہانی۔ والدین کی رہنمائی پرنسپل کے پاس رہی، جہاں اصل فیصلہ ہوتا ہے۔ اچھا نتیجہ ایسا ہی دکھتا ہے: تکراری بوجھ ختم ہوتا ہے، اور انسانی کام کو زیادہ وقت ملتا ہے۔

عام غلطیاں جن سے یہ جائزہ بچاتا ہے

• کام سمجھنے سے پہلے ٹول خرید لینا۔ پھر ٹول آپ کا طریقہ کار طے کرتا ہے، جو الٹی بات ہے۔
• سب سے بڑے نقصان کی بجائے سب سے اونچی شکایت کو آٹومیٹ کرنا۔ نمبر دینا یہ بحث ختم کر دیتا ہے۔
• سب سے مشکل کام سے شروع کرنا۔ پیچیدہ پروجیکٹ رک جاتے ہیں، اور رکے ہوئے پروجیکٹ آسان کامیابیوں کا شوق بھی ختم کر دیتے ہیں۔
• اکاؤنٹس کی ملکیت کو نظر انداز کرنا۔ کسی اور کے اکاؤنٹس پر بنی آٹومیشن اثاثہ نہیں، یرغمال ہے۔
• ناپنا چھوڑ دینا۔ اگر پہلے کا نمبر نہ ہو تو آپ کے پاس بس "اب بہتر لگ رہا ہے" رہ جاتا ہے۔

غلطی کی قیمت کیا ہوتی ہے

دو ناکامیاں بار بار سامنے آتی ہیں، اور دونوں سے جائزے کے مرحلے پر ہی بچا جا سکتا ہے۔

چھوڑا ہوا ٹول۔ کاروبار کسی پلیٹ فارم پر سائن اپ کرتا ہے، ایک فلو بناتا ہے، پھر کوئی اس کی دیکھ بھال نہیں کرتا۔ چھ مہینے بعد گاہکوں کو ختم ہو چکی آفر کے جواب مل رہے ہوتے ہیں، یا اس سے بھی برا، بوٹ جواب دیتا ہے اور کوئی انسان کبھی فالو اپ نہیں کرتا۔ آٹومیشن کا کاروبار کے اندر ایک ذمہ دار ہونا چاہیے، چاہے اسے کسی ایجنسی نے بنایا ہو۔

خاموش رساؤ۔ کوئی فارم بھیجنا بند کر دیتا ہے، کوئی انٹیگریشن ختم ہو جاتی ہے، کوئی واٹس ایپ نمبر پلیٹ فارم سے کٹ جاتا ہے۔ انکوائریاں آتی رہتی ہیں اور کسی کو پتا نہیں چلتا، کیونکہ کچھ بھی ٹوٹتا ہوا نظر نہیں آتا۔ ہر آٹومیشن کے لیے ایک جانچ ضروری ہے: ہفتہ وار ٹیسٹ میسج، ایک دن تک کچھ نہ آئے تو الرٹ، یا ایک سادہ گنتی جسے کوئی واقعی دیکھے۔

دونوں سے بچنا اس سے سستا ہے کہ تین مہینے بعد کسی گاہک سے پتا چلے جو کہے "میں نے آپ کو دو بار میسج کیا تھا"۔

اپنی ٹیم کے ساتھ جائزہ لینا

اگر آپ کا عملہ ہے تو یہ ان کے لیے نہیں، ان کے ساتھ کریں۔

1. ہر شخص سے اس کے اپنے تکراری کام لکھوائیں، اس سے پہلے کہ آپ اپنی فہرست دکھائیں۔ انہیں پتا ہے وقت کہاں جاتا ہے۔
2. مل کر نمبر دیں۔ "یکسانیت" پر اختلاف عموماً کسی ایسے استثنا کو سامنے لاتا ہے جو کہیں لکھا نہیں اور جس کا جاننا ضروری ہے۔
3. صاف بتائیں کہ آٹومیشن کس لیے ہے۔ لوگ سمجھتے ہیں اس کا مطلب نوکریوں میں کمی ہے۔ چھوٹے کاروبار میں اس کا مطلب عموماً یہ ہوتا ہے کہ وہی ٹیم دیر تک کام کیے بغیر زیادہ گاہک سنبھالے۔
4. جو شخص وہ کام کرتا ہے، آٹومیشن کو وہی آزمائے۔ وہ ایک گھنٹے میں وہ صورتیں ڈھونڈ لے گا جو آپ بھول گئے تھے۔

اکثر پوچھے جانے والے سوالات

کیا اس کے لیے اے آئی چاہیے، یا صرف آٹومیشن؟

"ابھی آٹومیٹ کریں" والے زیادہ تر کام عام آٹومیشن ہیں: اصول، ٹیمپلیٹ، شیڈول۔ اے آئی وہاں مدد کرتی ہے جہاں زبان الجھی ہوئی ہو، جیسے رومن اردو کی انکوائریاں سمجھنا، خلاصہ کرنا، یا میسجز کو مقصد کے لحاظ سے چھانٹنا۔ اصولوں سے شروع کریں اور جہاں اصول کام نہ کریں وہاں اے آئی شامل کریں۔ مزید تفصیل مردان کے کاروبار کے لیے اے آئی آٹومیشن میں ہے۔

پہلی آٹومیشن بنانے میں کتنا وقت لگتا ہے؟

واٹس ایپ پر پہلا جواب یا انکوائری کا الرٹ عموماً چند دن کا کام ہے۔ بکنگ، کوٹیشن یا اسٹاک کے فلو میں ایک سے تین ہفتے لگتے ہیں، اس پر منحصر کہ انہیں کن چیزوں سے جوڑنا ہے۔

اگر میرا کاروبار کاغذ پر چلتا ہے تو؟

تو پہلا پروجیکٹ کسی ایک کام کو تحریری شکل میں لانا ہے: آرڈر، انکوائریاں یا اپوائنٹمنٹس۔ کاغذ کوئی ناکامی نہیں، لیکن جب تک معلومات ایسی شکل میں نہ ہو جسے سافٹ ویئر پڑھ سکے، آگے کچھ آٹومیٹ نہیں ہو سکتا۔

کیا میں یہ جائزہ خود لے سکتا ہوں؟

جی ہاں، اور لینا چاہیے۔ مکمل فہرست اس کے پاس لے جائیں جو اسے بنائے گا؛ بات چیت بہت مختصر ہو جاتی ہے اور کوٹیشن کہیں زیادہ درست۔

اہم نکات

• کسی بھی ٹول کا سوچنے سے پہلے ہر وہ کام لکھیں جو ہفتے میں پانچ بار سے زیادہ ہوتا ہے۔
• ہر کام کو تعداد، یکسانیت اور دیر کے نقصان پر نمبر دیں، پھر ضرب دیں: 45 یا زیادہ والا کام آٹومیٹ کرنے کے قابل ہے۔
• الجھے ہوئے طریقہ کار کو آٹومیٹ کرنے سے پہلے درست کریں؛ ورنہ آپ اسی الجھن کی تیز رفتار شکل خرید لیں گے۔
• یقینی بنائیں کہ معلومات تحریری شکل میں موجود ہیں اور متعلقہ اکاؤنٹس آپ کے کاروبار کی ملکیت ہیں۔
• ایک آٹومیشن بنائیں، دو ہفتے ایک نمبر ناپیں، پھر اگلے کا فیصلہ کریں۔

اپنی فہرست لائیں، ہم بتائیں گے کہ کیا بنانے کے قابل ہے

جائزہ لیں، پھر ہمیں سب سے اوپر کے تین کام بھیجیں۔ ہم بتائیں گے کہ کون سے آٹومیٹ کرنے کے قابل ہیں، کن کا طریقہ کار پہلے ٹھیک کرنا ہے، اور کن کو رہنے دینا ہے۔ اے آئی آٹومیشن سروسز دیکھیں یا info@softhat.pk پر ای میل کریں۔

مفت اسٹریٹجی کال بک کریں